Der Wegweiser durch den Dschungel digitaler Unterschriften

Unterschriften-digital-Signaturen-elektronisch-rechtssicher. Verstehen Sie auch nur Bahnhof? Wir wollen Ordnung im Kopf und eine verständliche Abgrenzung der Begrifflichkeiten vornehmen. Daher erklären wir nachfolgen, was darunter gemeint ist und wann welche Form der elektronischen Signatur zum Einsatz kommen kann.

Umgangssprachlich verwenden wir viele Begriffe häufig durcheinander: digitale oder elektronische Unterschrift bzw. digitale oder elektronische Signatur. Das ist in Ordnung, solange aus dem Zusammenhang erkennbar ist, was gemeint ist.

(Aus technischer Sicht sind „digitale Signaturen“ ein Begriff für Verschlüsselungstechnologien, mit denen man die Herkunft und Unveränderbarkeit digitaler Daten beweisen bzw. sicherstellen kann. Das hat am Rande mit unserem Thema zu tun, ist aber nicht dasselbe.)

In diesem Beitrag soll es um Möglichkeiten gehen, elektronische Dokumente rechtssicher zu unterschreiben, ohne die digitale Welt zu verlassen und Papier zu verbrauchen.

Doch bevor wir zu den elektronischen Pendants kommen, werfen wir einen Blick auf ein paar wichtige Begriffe aus der juristischen Sprachwelt, die man kennen sollte, um die Anwendbarkeit elektronischer Unterschriften in verschiedenen Szenarien bewerten zu können. (Ausführlicher finden Sie die nachfolgenden Erklärungen auch hier)

• Grundsätzlich gilt für Verträge im deutschen Recht Formfreiheit. Sofern nicht in einem Gesetz explizit etwas anderes geregelt ist, gibt es keine Vorgaben, dass ein Vertrag schriftlich verfasst sein oder in welcher Form eine Unterschrift geleistet werden muss. Verträge können auch durch „konkludentes Handeln“ geschlossen werden, zum Beispiel: Partei A bietet eine Leistung an, Partei B nimmt diese in Anspruch und zahlt dafür. In den allermeisten Fällen ist es dennoch ratsam, die Details der getroffenen Vereinbarung schriftlich niederzulegen und mit einer Unterschrift zu dokumentieren, dass die Parteien damit einverstanden sind.
• Das deutsche Recht definiert für bestimmte Rechtsvorgänge die sogenannte Textform. In diesen Fällen sind auch Erklärungen per E-Mail oder SMS denkbar.
• Die Schriftform geht einen Schritt weiter, hier muss die Willensbekundung per eigenhändiger Unterschrift auf einer Papierurkunde dokumentiert werden. Es reicht übrigens nicht aus, solche Dokumente nach der Unterschrift einzuscannen und elektronisch auszutauschen – für wirksame Schriftform müssen die Originaldokumente ausgetauscht werden.
• Die höchste Stufe ist die notarielle Beurkundung, die nur bei einigen wenigen Rechtsgeschäften notwendig ist.

Mit diesem Wissen im Hinterkopf wenden wir uns wieder der digitalen Welt und den elektronischen Signaturen zu.

einfache elektronische Signatur

Die erste Stufe ist die einfache elektronische Signatur. Es gibt keinerlei Vorgaben für eine solche Signatur. Im Grunde ist alles, was in digitaler Form an ein Dokument angehängt wird, um eine Willensbekundung auszudrücken, eine einfache elektronische Signatur. Vieles von dem haben Sie sicher schon verwendet:

• Sie senden eine E-Mail mit Ihrer E-Mail-Signatur.

• Sie fügen Ihre gescannte Unterschrift in ein PDF-Dokument ein und versenden es.

• Sie malen per Maus, Finger oder Stift einen „Krakel“ oder Ihre Unterschrift in ein elektronisches Formular auf einem Laptop oder Tablet.

Es muss bei einer einfachen elektronischen Unterschrift nicht geprüft werden, wer unterschrieben hat. Es ist auch nicht sichergestellt, dass das elektronische Dokument unverändert ist gegenüber dem Zeitpunkt der Unterschrift. Daher ist die Beweiskraft einer einfachen elektronischen Unterschrift im Streitfall nicht sehr hoch. Dennoch ist eine einfache elektronische Signatur in den meisten Fällen vollkommen ausreichend und rechtssicher.

Es gibt mittlerweile viele Anbieter elektronischer Signaturen, die durch zusätzliche Maßnahmen (z. B. Versand von SMS-Einmalpasswörtern zur Unterschrift) die Beweiskraft der Unterschrift erhöhen. Die bei Vertragswerk verwendete einfache elektronische Signatur prüft die Mailadressen der Parteien und sichert zudem in einem Protokoll die IP-Adressen zum Zeitpunkt der Unterschrift.

fortgeschrittene elektronische Signatur

Die nächsthöhere Stufe gemäß eIDAS ist die fortgeschrittene elektronische Signatur. Hier sind die Anforderungen höher. Es muss die Identität der unterschreibenden Person festgestellt werden können, d.h. es ist vorher ein Identifizierungsschritt notwendig.

Es gibt verschiedene Verfahren, zum Beispiel Video-Identifizierung per App oder Videotelefonat. Zudem muss durch geeignete Maßnahmen sichergestellt werden, dass das Dokument vom konkreten Unterzeichner unterschrieben und nachträglich nicht mehr verändert wurde. Mit welchen technischen Verfahren oder Standards das geschieht, bleibt dem Anbieter überlassen.

Die höhere Sicherheit schlägt sich in einem höheren Zeitaufwand und in höheren Kosten für die Unterschrift nieder. Es ist daher nicht ratsam, nach der Methode „viel hilft viel“ möglichst alles mit fortgeschrittenen elektronischen Signaturen durchzuführen. In bestimmten Situationen ist diese Form allerdings notwendig, um die Identität der unterschreibenden Person sicherzustellen.

qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Noch einen Schritt weiter geht die qualifizierte elektronische Signatur. Neben den Anforderungen an die fortgeschrittene Signatur (Identifizierung der Person und Unveränderbarkeit) gibt es hier zusätzliche konkrete Vorgaben an die zu verwendenden technischen Verfahren und der Anbieter muss sich einer Zertifizierung unterziehen.

Lohn der Mühe: qualifizierte elektronische Signaturen sind rechtlich in den meisten Fällen gleichgestellt mit der Schriftform. Aber aufpassen – keine Regel ohne Ausnahme. Es gibt Fälle, in denen die elektronische Form trotzdem ausgeschlossen ist, beispielsweise die Kündigung eines Arbeitsvertrags. (Weitere Ausnahmegründe finden Sie hier in unserem Blogartikel.)

Wir leisten mit unseren Blogartikeln keine Rechtsberatung, sondern geben Ihnen erste Informationen mit auf den Weg. Speziell bei rechtlichen Sachverhalten gilt: In Zweifelsfällen noch einmal recherchieren oder sich fachkundige Unterstützung holen.