Der Unterschied zwischen i.V., i.A., ppa. – womit wird unterschrieben?
Was bedeuten i.V., i.A., ppa. – und wie unterschreiben Sie richtig?
Je nachdem, wie Sie Verträge und andere Dokumente unterschreiben, hat das rechtliche Konsequenzen – ob gewollt oder ungewollt. Daher ist es wichtig zu unterscheiden, ob Sie privat, als Mitarbeiter:in oder im Namen der Firma handeln. Schauen wir hinter die Kürzel und die damit verbundenen Rechte und Rollen.
Was bedeutet ppa. – per procura bzw. „Prokura“?
Die Prokura wird im Handelsregister eingetragen und gibt der Prokuristin oder dem Prokuristen die Vollmacht über alle rechtsverbindlichen Geschäfte und Vorgänge der Firma.
Der Vorteil dieser Regelung besteht darin, dass alle Geschäfte nahtlos weitergeführt werden können, auch wenn der bzw. die Geschäftsführer*in nicht anwesend ist.
Was bedeutet i.A. – “im Auftrag”?
Wenn Sie der bzw. die Überbringer:in der Botschaft sind und keinerlei persönliche Verantwortung oder Konsequenzen damit verbunden sind, wird mit i.A. unterschrieben.
Das eignet sich besonders, wenn E-Mails oder Briefe in Abwesenheit der oder des Vorgesetzten mit Informationen für die weitere Arbeit keinen Aufschub dulden. In einem solchen Fall kann auch der Assistent oder die Stellvertreterin mit i.A. unterzeichnen.
Was bedeutet i.V. – “in Vollmacht”?
Die Recherche danach beginnt häufig mit einem Missverständnis:
i.V. heißt nicht in Vertretung. i.V. heißt in Vollmacht. Damit haben Sie die Handlungsvollmacht im Namen der Firma. Alle Vorgänge, die mit i.V. unterschrieben sind, kommen rechtsverbindlichen Geschäften gleich – dafür bedarf es einer verbindlichen, protokollierten Übergabe:
1. Eine Generalvollmacht, die für alle Geschäfte gilt und die Rolle der stellvertretenden Person vollumfänglich abbildet.
oder
2. Eine Gattungsvollmacht, die sich nur auf eine bestimmte Art bzw. Gattung der Geschäfte bezieht.
oder
3. Eine Einzelvollmacht, die sich nur auf einen ganz bestimmten Vorgang bezieht und danach erlischt.
Achtung: Auch wenn eine mündliche Vollmacht theoretisch ausreicht, sollte sie aus Beweisgründen – und das gilt auch für andere Verträge – immer schriftlich festgehalten werden. Vertragswerk ist ein einfacher Weg dafür.