Spart man Zeit und Geld beim digitalen Vertrags- bzw. Vertriebsprozess?

13. Dezember 2021Verträge und Gesetze

Ja, nein oder vielleicht? Wie so oft heißt es: Je nach Auge des Betrachters bzw. der Betrachterin.

Pandemiebedingungen erzwingen neue technologische Lösungen, sofern nicht das komplette Wirtschaftsleben stagnieren soll. Onlinekonferenzen gehören zum Alltag, ebenso wie das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten. Solange es sich um Arbeitsdokumente oder Onlinebewerbungen handelt, wird der digitale Prozess akzeptiert. Geht es allerdings um Verträge, erwachen Zweifel.

Zwei Menschen reichen sich die Hand, daneben ist Vertragswerk auf einem Bildschirm zu sehen.

Gleichzeitig kommt die Frage auf, ob sich die ganze Aufregung – bzw. der ganze Aufwand – überhaupt lohnt. Betrachten wir einmal unterschiedliche Antworten auf die Frage:

Ist der digitale Vertragsabschluss einfacher und kann man damit Geld und Zeit sparen?

Vielleicht.

Der Prozess bis zum finalen Vertrag dauert manchmal länger. Der erste Entwurf wird gedruckt, verändert, gescannt, verschickt. Der bearbeitete Entwurf wird gespeichert, möglicherweise modifiziert, um neue Klauseln ergänzt und wieder zum Gegenlesen und Bestätigen zurückgeschickt. Das kann einige Male geschehen, ist ja auch nicht weiter schlimm. Moderne Handys, PCs und Laptops lassen sich koppeln, deren Bedienung ist intuitiv. Tools bieten Services an, für die man vor fünf Jahren noch extra Hardware brauchte, wie zum Beispiel beim Scannen.

Neutral gesehen ist dieses Vorgehen eine Art Hybridlösung. Damit lässt sich gut arbeiten – in gewissen (geringen) Dimensionen. Doch wenn die Prozesse zahlenmäßig und vom Umfang her steigen, führt Überlast zwangsläufig zum Chaos. Fällt dann noch ein Kollege aus, stockt der Ablauf – und das wird teuer. Problematisch wird auch der Weg durch mehrere Hände bzw. Abteilungen. Müssen mehrere Kolleginnen an einem Vertrag arbeiten, kostet auch der hybride Prozess zu viel Zeit und somit Geld.

Nein.

Digitalisierung, das ist nur für diejenigen Menschen, die technisch gut ausgestattet sind – und das ist teuer. Hat man nicht die neuste Gerätegeneration, funktioniert das nicht so elegant. Außerdem gibt es Medienbrüche, immer andere Geräte und immer ein anderes Handling.

Papier kann man schwarz auf weiß ins Büro tragen, lesen, korrigieren, ergänzen. Das ist ein übersichtlicher Prozess. Zudem braucht man Ruhe und Konzentration für das Erstellen und Bearbeiten eines Vertrages. Es geht ja schließlich um etwas Wichtiges. Das macht man nicht unterwegs oder auf einem elektronischen Gerät. Für intern gibt es die Hauspost und mit Kunden und Geschäftspartnerinnen wird in Präsenz kommuniziert.

Ja.

Banker tun es, Anwältinnen tun es, Mediatoren tun es und wir tun es auch. Bei der Bewerbung zum Beispiel: Mit jeder Onlinebewerbung werden Informationen, persönliche Daten und beglaubigte Zeugnisse um die ganze Welt geschickt. Bei jeder Transaktion wird das ebenfalls gemacht und beim Onlineshopping bevorzugen wir die Ein-Klick-Variante. Warum also bei Vertragsverhandlungen den Rückschritt akzeptieren, wo doch jeder Kauf auch ein Vertrag ist?

Für die Online-Vertragsverhandlungen spricht der medienbruchfreie Prozess, d.h. kein Wechsel von PC zu Drucker und Papier. Er spart definitiv Zeit und Geld. Kundinnen, Bewerber, Klientinnen sind mobil und wollen von überall aus agieren. Der Dienstleister, die Chefin, der Produktanbieter sollten nicht nachstehen. Verbleiben sie in der Offline-Welt, sind sie schnell abgehängt.

Und die Sicherheitsbedenken? Jede sicher installierte Software ist genauso gut, wie der gegenwärtige Standard es zulässt. Und gleichzeitig ist nichts so sicher, dass es nicht gefälscht oder gehackt werden könnte. Diesbezüglich gilt geltendes Recht, d.h. so sicher wie möglich – und Missbrauch wird bestraft.

Nicht zu vergessen ist die Umwelt, konkret der ökologische Fußabdruck. Ist in den durchschnittlich rund 11 Tonnen CO2, die wir in Deutschland pro Kopf jährlich verbrauchen, der digitale Verbrauch schon enthalten? Wie stark schlägt der Papierverbrauch zu Buche? Wie hoch ist diese Ersparnis insgesamt fürs Portemonnaie, für die Umwelt, für uns privat? Digital ist nicht zwingend umweltfreundlicher: Laptop, Datenaustausch und Server auf der “Ja-Seite” vs. Papier, Drucker und Transport auf der “Nein-Seite” – oder das “vielleicht” irgendwo dazwischen, wo unter Umständen auch die Wahrheit liegt? Eine eindeutige Antwort bleiben wir schuldig.

Klarer fällt das “Ja” bei der Frage nach der Einfachheit und der frei gewordenen Zeit aus, die durch den digitalen Prozess entstehen.

Denn freie Zeit gibt uns die Möglichkeit für etwas anderes, für eine nächste Aufgabe. Das ist der Spar-Punkt. Der digitale Prozess verschafft uns geldwerte Mittel, Minuten und Stunden. Zeit, mit der wir mehr anfangen können als Versionen zu überprüfen, Ergänzungen zu suchen, Dokumente zu scannen und E-Mails durch die Welt zu senden. Nutzen Sie Ihre Zeit sinnvoll, sie kommt nicht zurück!