Eines vorab:

Es ist völlig normal, sich vor (großen) Veränderungen die Frage zu stellen, ob diese wirklich sein müssen oder ob das altbewährte Prinzip nicht doch noch gut genug ist. Doch für uns ist glasklar:

Verträge auf Papier sind nicht die Zukunft.

Warum nicht, fragen Sie sich jetzt vielleicht?

Ganz einfach – Verträge auf Papier funktionieren solange, wie es einen zentralisierten physischen Ort gibt, an dem alle Verträge aufbewahrt werden und auf den alle relevanten Personen unmittelbar oder wenigstens mittelbar Zugriff haben.

Aus verschiedenen Gründen funktioniert dieses Modell im 21. Jahrhundert nur noch bedingt:

1. Die Vielfalt von Verträgen hat sich geändert – wir haben Abo-Modelle, SaaS-Nutzungsverträge, Lizenzen, Freelancer-Verträge usw.Hier den Überblick über Vertragsbedingungen, Laufzeiten und Kündigungsfristen zu behalten wird fast unmöglich.
2. Unternehmen sind zunehmend dezentral organisiert – in Zeiten von Remote-Work, Interdisziplinarität und Internationalisierung ist eine schnelle Auffindbarkeit relevanter Informationen unerlässlich. Ein physischer Ort, an dem sich Verträge befinden, kann diesen Anforderungen nicht mehr gerecht werden.
3. Die Schlagzahl von Verträgen erhöht sich enorm – was früher langjährige Geschäftsbeziehungen waren, wird heute oft über kurze Laufzeiten abgebildet. Zusätzlich steigt die Anzahl von Verträgen, die in kurzer Zeit bearbeitet werden müssen, exponentiell. Eine langsame Abwicklung von Verträgen kann in diesem Fall sogar zum entscheidenen Nachteil gegenüber des Wettbewerbs werden.
4. Die Fluktuation von Mitarbeitenden ist heute signifikant höher – Verträge und eventuelle Sonderregelungen, Nebenabreden oder ähnliches müssen an neue Mitarbeitende übergeben werden, die in den eigentlichen Vertragsabschluss nicht involviert waren. Ohne saubere Dokumentation, Transparenz und Nachvollziehbarkeit kann das fatale Folgen haben.

Setzen Sie lieber heute als Morgen auf digitales Vertragsmanagement

Ein digitales Vertragsmanagement kann all diesen Gefahren Abhilfe schaffen und ein für allemal dafür sorgen, dass Ihre Verträge:

• übersichtlich aufbewahrt und verwaltet werden
• mit maximaler Effizienz erstellt werden und zur Unterschrift bereit sind
• allen Mitarbeitenden gemäß ihrer Berechtigungsstufe zur Verfügung stehen
• samt Anhängen, Sonderkonditionen usw. transparent abgelegt und dokumentiert werden.

Zusätzlich zu diesen Punkten bietet Ihnen Vertragswerk:

• ortsunabhängigen Zugriff auf alle Verträge von jedem internetfähigen Gerät
• DSGVO, GOBD & Co Konformität auf höchstem Niveau
• Unternehmertum mit Sinn – als Unternehmen im Verantwortungseigentum stellen wir uns nicht nur die Frage nach dem WAS, sondern auch nach dem WIE.