Inhaltliche Fragen zu VERTRAGSWERK

Was kann ich mit Vertragswerk machen?

Mit Vertragswerk haben Sie die volle Kontrolle über Ihre Vertragsdokumente: Sie können Ihre Dateien verwalten (hochladen, erstellen, duplizieren, bearbeiten, archivieren/ordnen, teilen) und rechtsgültig unterschreiben lassen. Und das alles an einem einzigen, sicheren Ort.

Für wen ist Vertragswerk geeignet?

Für alle Unternehmen, Personen bzw. Abteilungen, die Verträge und Vereinbarungen abschließen und sicher archivieren wollen. Egal, ob es nur um das Einholen einer Unterschrift geht, ein Dokument gemeinsam verhandelt werden oder für das richtige Team abgelegt werden soll. Gerne klären wir in einem persönlichen Gespräch, ob Vertragswerk auch bei Ihnen sinnvoll eingesetzt werden kann – kontaktieren Sie uns einfach!

Kann man mit Vertragswerk nur Verträge nutzen?

Nein, da ist viel mehr möglich! Auch, wenn unser Fokus auf Verträgen liegt, können jegliche Dokumente über unser Tool verarbeitet werden. Auch einseitige Erklärungen oder Protokolle wie z. B. von Gesellschafterversammlungen sind problemlos umsetzbar.

Welche Funktionen gibt es rund um die Vertragsverwaltung?

Mit Vertragswerk wird Ihr Vertragsmanagement endlich leicht gemacht. Sie können:

• Dokumente von Grund auf erstellen, bestehende Dateien von Ihrem Gerät hochladen, innerhalb des Tools duplizieren und nach Belieben bearbeiten.
• All Ihre Vertragsdokumente an einem einzigen, sicheren Ort lagern und ordnen. Selbst bereits abgeschlossene Verträge können Sie im Nachhinein auf Vertragswerk hochladen und verwalten.

Welche Funktionen gibt es für rechtsgültige Unterschriften?

Schluss mit langwierigem, unklarem Hin- und Herversenden wichtiger Dokumente. Mit Vertragswerk passiert alles an einem Ort. Umkompliziert und übersichtlich: Senden Sie Ihren Vertragsparteien Nachrichten direkt über das Dokument, fügen Sie Anhänge hinzu und lassen Sie alle Parteien gemeinsam online und rechtsgültig unterschreiben. Dabei wird jeder Schritt inkl. Änderungen für alle Teilnehmer*innen transparent dokumentiert.

Welche Funktionen gibt es für die Zusammenarbeit in Teams?

Sie können jederzeit eigene Workspaces für Sie und Ihre Organisation/Teams mit individuell festlegbaren Rechten erstellen, teilen und verwalten. So bleiben jegliche Dokumente immer an einem einzelnen, abgesicherten Ort für alle Mitarbeitenden.

Benötigt jede Person, die Vertragswerk nutzt, einen Zugang?

Nein, nicht jede Person – sondern nur die Ersteller*innen der Dokumente oder die Team-Mitglieder, die den Workspace einsehen/verwalten sollen. Eingeladene Personen, die das Dokument lediglich lesen und/oder unterschreiben sollen, brauchen sich nicht extra zu registrieren. Diese geben ihren Namen an und unterschreiben. Auch ohne Registrierung kann die eingeladene Person zu einem späteren Zeitpunkt auf das unterschriebene Dokument zugreifen – dafür muss lediglich die Einladungs-E-Mail erneut aufgerufen werden.

Kann ich Vertragswerk überall nutzen?

Ja, Sie benötigen lediglich eine Internetverbindung. Vertragswerk funktioniert auch problemlos auf Laptops, Tablets und Smartphones – ganz ohne zusätzliche Apps. Einfach im Browser aufrufen und wie gewohnt nutzen.

Warum gibt es weniger Formatierungsmöglichkeiten als in anderen Tools?

Weil für uns Effizienz an erster Stelle steht. Mit unseren simplen Fomatierungsoptionen geht jede Vertragserstellung schnell, intuitiv und bleibt in einem übergreifenden Design. Nehmen wir ein gängiges Textverarbeitungsprogramm als Vergleich: Meist werden maximal 10% der Funktionen genutzt – die restlichen 90% erhöhen das Risiko, die vorgenommene Formatierung wieder zu zerstören. Zeit und Geduld werden hier aufs Spiel gesetzt. Das ist mit Vertragswerk anders: Vertragstitel vergeben, Logo einfügen, Paragraf bezeichnen, Absätze mit klarer Fomatierung texten – entweder mit oder ohne Nummerierung – fertig. Und es sieht immer gut aus. Sie können nichts falsch machen, egal, wie viel Zeit und Übung Sie haben. Übrigens: Wenn Sie zusätzliche Paragrafen einfügen, versteht das Vertragswerk von alleine und passt die restliche Formatierung an.

Was passiert mit meinen Daten, wenn ich mein Abo nicht verlängere?

Auch nach Ablauf Ihres Abonnements haben Sie Zugang zu Vertragswerk und damit Zugriff auf Ihre Daten. Verträge, die über Vertragswerk abgeschlossen und unterschrieben wurden, werden sicher abgelegt und erhalten unbegrenzten Zugang. Archivierte Dateien bleiben für 1 Jahr erhalten.

Was passiert, wenn es Vertragswerk nicht mehr gibt?

Wir stellen den Betrieb für mindestens 3 Monate sicher. Sie haben somit Zeit, ihre Dokumente und Verträge für Ihre Ablage herunterzuladen.

Technisches & Sicherheit

Wo werden meine Daten gespeichert?

Alle Daten werden verschlüsselt auf deutschen Servern gespeichert.

Sind die Daten & Dokumente von mir und meinem Team/Vertragspartner*innen sicher?

Der Schutz Ihrer Daten und Dokumente ist uns sehr wichtig. Sie sind nach dem aktuellen Stand der Technik vor fremdem Zugriff geschützt und gehen nicht verloren, da sie zusätzlich regelmäßig gesichert werden. Natürlich berücksichtigen wir auch die DSGVO und alle gesetzlichen Bestimmungen, das ist für uns als deutsches Unternehmen selbstverständlich. Übrigens: Mit der Nutzung von Vertragswerk wird die Einhaltung von DSGVO, GoBD & Co. auch für Sie erleichtert.

Wie funktioniert das mit dem Einladen der Personen, die unterschreiben sollen?

Ziemlich einfach: Sie geben die E-Mail-Adresse(n) Ihrer Vertragspartei(en) ein und sind fertig. Denn den Rest übernimmt Vertragswerk: Wir versenden automatisch eine E-Mail an den Empfänger bzw. die Empfängerin und laden die Person zur Unterschrift ein. Sobald die Einladung angenommen wurde, werden Sie per E-Mail darüber informiert. Wenn das Dokument unterzeichnet wurde – und auch, wenn die letzte Unterschrift vorhanden ist – erhalten alle eine Benachrichtigung, dass das finale Dokument zur Verfügung steht. Dann können Sie dieses als PDF exportieren oder Ihre Dokumente auf Vertragswerk verwalten.

Woher weiß ich, wer tatsächlich unterschrieben hat?

Durch die Eingabe der E-Mail-Adresse Ihrer Vertragspartei haben Sie eine Zuordnung zwischen der Unterschrift und der eingeladenen Person. In einem Streitfall können wir darüber hinaus Protokolle zur Verfügung stellen, welche die IP-Adresse anzeigen. Letztendlich wissen Sie auch bei einer Zustimmung via E-Mail nie, wer tatsächlich diese Aussage getroffen hat oder ob die angegebene Signatur der Fantasie entsprang. Erst durch konkludentes, d.h. mit der Willenserklärung übereinstimmendes Handeln, erhalten Sie die tatsächliche Sicherheit.

Wieso wird mein Logo im Editor nicht übernommen?

Sie laden eine Datei von Ihrem Gerät hoch, aber Ihr Logo wird nicht im Editor von Vetragswerk angezeigt? Dann ist Ihr Logo sicherlich in der Kopf- bzw. Fußzeile des ursprünglichen Dokuments eingebettet. Beides übernimmt unser Editor nicht. Die Lösung: Nutzen Sie das Logo-Feld in der Kopfzeile des Vertragswerk-Editors oder ziehen Sie Ihr Logo einfach als Bild in das Dokument – und schon ist es vorhanden.

Wieso kann ich ein bereits unterschriebenes Dokument nicht löschen?

Auf Vertragswerk können unfertige Dokumente jederzeit gelöscht werden. Ist ein Vertrag allerdings einmal komplett unterschrieben, so ist ein Löschen ganz bewusst nicht mehr möglich. Alle Vertragsparteien können somit darauf vertrauen, dass geschlossene Verträge nicht verloren gehen und auf Vertragswerk dauerhaft gespeichert vorliegen. Sollte eine Löschung in einem gesonderten Fall wirklich nötig sein und alle Vertragsparteien zustimmen, kontaktieren Sie uns gerne.

Welche Funktionen sind für die Zukunft von Vertragswerk geplant?

Wir arbeiten kontinuierlich an der Verbesserung und Erweiterung von Vertragswerk. Angedachte Funktionen in Zukunft sind zB:

• Klare Versionierungen
• Integrieren von fixen, ausfüllbaren Feldern in selbst erstellten Vorlagen
• Noch einfacher Import bestehender Dateien von jedem Gerät auf Vetragswerk
• Alternative, wenn eine händische/manuelle Unterschrift vom Vetragspartner ausdrücklich gefordert wird
• Anwaltlich geprüfte Vorlagen für die meist genutzten Vertragsarten direkt im Tool

Unternehmen & Mission

Wer steckt hinter Vertragswerk?

Hinter dem Produkt Vertragswerk steckt die v10k GmbH – diese wurde im September 2020 in Dresden gegründet. Weitere Informationen zu den Personen finden Sie unter Über uns

Warum interessieren euch Verträge so sehr, dass ihr ein Unternehmen gegründet habt?

In unseren Tätigkeiten als Geschäftsführer und Freiberufler waren wir häufig mit Verträgen konfrontiert. Das Thema hat nie Spaß gemacht – weil die Handhabung so umständlich war. Das wollten wir ändern, denn belastbare Verträge sind extrem wichtig für eine gelingende Geschäftsbeziehung. Damit Sie sich also auf den Inhalt Ihres Vertrages konzentrieren können, übernehmen wir den Rest: Die intuitive Gestaltung, Kommunikation, Unterschrift und Verwaltung auf nur einer Plattform.

Warum habt ihr euch für das „Purpose“-Modell entschieden und in Verantwortungseigentum gegründet?

Das hat genau genommen drei Gründe:

1. Als Purpose-Unternehmen können wir in unseren Augen ein besseres Produkt anbieten. Insbesondere bei Verträgen ist das Thema Vertrauen ein hohes Gut, wenn nicht sogar das Höchste. Durch die Unverkäuflichkeit der v10k GmbH und somit des Produktes Vertragswerk können wir unsere*n Kund*innen Sicherheit geben: Ihre Daten und Verträge liegen niemals plötzlich in der Obhut eines anderen Unternehmens, nur weil ein Eigentümerwechsel stattfand. Ein Verkauf ist laut Satzung ausgeschlossen, die v10k GmbH wird immer sich selbst gehören und im Sinne ihrer Kund*innen handeln.
2. Als angestellte Mitarbeitende haben wir selbst häufig die Erfahrung gemacht, dass die verfolgte Strategie oder Unternehmensausrichtung über Bord geworfen wurde, nur weil ein*e neue*r Investor*in das Ruder übernommen hat. Dies wollen wir in Zukunft nicht bei unserem eigenen Unternehmen erleben und auch nicht für unsere Mitarbeitenden. Daher haben bei Vertragswerk primär nur diejenigen das Sagen, die direkt im Unternehmen tätig sind.
3. Wir denken, dass für eine gerechte und lebenswerte Zukunft das wirtschaftliche Handeln ein anderes werden muss, als es heute praktiziert wird. Geld verdienen ist somit zwar notwendig – ein fairer und gleichberechtigter Umgang mit den Mitarbeitenden sowie ökologisches und nachhaltiges Wirtschaften ist allerdings wichtiger.